Sozial, zentral und digital: Ist SharePoint ein kollektives Gedächtnis?
Die Business-Plattform von Microsoft als lernende Cloud
In der Theorie ist das Unternehmen ein homogenes Gebilde, alle ziehen an einem Strang. Doch ein Unternehmen ist, vereinfacht ausgedrückt, eine heterogene Ansammlung sozialer Individuen, die sich nur schwer auf einen Nenner trimmen lassen. „Da weiß die linke Hand nicht, was die rechte tut“, heißt es dann. Mit der intelligenten und flexibel anpassbaren Business-Lösung Microsoft SharePoint ist es heutzutage möglich, indiviuelles Durcheinander in ein kollektives Miteinander zu überführen. connectiv! zeigt, wie soziale Prinzipien technisch, mittels kollektiv entwickelter Ergebnisse, in- wie extern für mehr Substanz und Akzeptanz beim Unternehmensoutput sorgen können.
Veränderungen als Normalzustand: Unternehmen sind soziale Systeme
Um es gleich vorweg zu nehmen: SharePoint ersetzt keinen Menschen, es führt aber zusammen, was zusammen gehört: Mitarbeiter in einer Organisation, mit gemeinsamen Zielen in einem gemeinsamen Kontext. Microsofts Kommunikations- und Kollaborationsplattform verbindet interne technische Infrastrukturen und soziale Komponenten mit den täglichen Arbeitsbedürfnissen der Mitarbeiter. Während die E-Mail seinerzeit als reine Technik ohne sozialen Bezug zum Unternehmen völlig neue Kommunikationsgewohnheiten förmlich entfesselte, kann SharePoint zielgerichtet die Informationsvielfalt des sprechenden und schreibenden Mitarbeiters auf das Wesentliche fokussieren. Trotz der Motivation mittels „Social Collaboration“ Wissensaustausch und Innovationsprozesse vielfältig zu initiieren und abzubilden, gilt für SharePoint das, was für den eigenen Kopf gilt: Um Denkprozesse zu verbalisieren und visualisieren braucht es eine gesunde Selbstreflektion, auf das Konstrukt Unternehmen übertragen heißt das: Eine offene und transparente Arbeits- und Kommunikationskultur.
Zuerst kommen die Fragen: SharePoint als Antwort auf die komplexe Umwelt
Die digitale Gesellschaft ist nicht primär Ausdruck innovativer Unternehmen, sondern der Menschen selbst. Eine Vernetzung aller Unternehmensorgane, um in der Metapher zu bleiben, führt daher nur über Mitarbeiterbasierte Kommunikations- und Wissensprozesse. Damit diese Impulse alle erreichen, braucht es eine kollektiv gelebte Arbeits- und Führungskultur. Das Management ist dabei in der Verantwortung die Transformation der (digitalen) Umweltbedingungen über die Gestaltung einer entsprechenden Arbeitskultur auf die (digitalen) Arbeitsplätze umzusetzen. SharePoint kann mit seinen vielfältigen Tools diesen Prozess unterstützen und abbilden. Die Datenflut durch neue Medien stellt bisweilen auch eine Belastung dar, die das SharePoint-Gedächtnis aufnehmen und intern in einen sinnhaften Kontext stellen kann. Es ist eine konzeptionelle und strategische Aufgabe, SharePoint auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und somit des Unternehmens auszurichten. Ob als Mitarbeiterportal, als Dokumentenmanagementsystem und/oder als Tool für ein interaktives Wissensmanagement: Die Plattform hat, wie ein Gedächtnis, verschiedene Bereiche für verschiedene Aufgaben, die erst im intelligenten Zusammenspiel zahlreiche Synergiewirkungen entfalten kann.
Verknüpfen und Vernetzen: Für Klarheit im Unternehmensgedächtnis sorgen
Das Lernen im Arbeits- und Austauschkontext als Input-Variable ist natürlich nur die eine Seite. Die andere ist die Verarbeitung. SharePoint als zentraler Knotenpunkt immaterieller Wertschöpfungsprozesse vermag es Daten aus den vielen verschiedenen Bereichen und Strukturen eines Unternehmens aufeinander zu beziehen und dadurch neue Denk- und Produktionsweisen sichtbar zu machen. SharePoint ermöglicht damit nur das Erkennen neuer Zusammenhänge, den Erkenntnisprozess selbst vollziehen die Mitarbeiter. Und können das wiederrum anderen zugänglich machen. Damit SharePoint als dynamisches Unternehmensgedächtnis fungieren kann, braucht es Anerkennung. Und den Mut der Organisationsmitglieder, gewachsene Strukturen bestehend aus redundanten Daten, ungeklärten Zuständigkeiten und einer oft zu komplexen IT-Umwelt in Frage zu stellen und aufzubrechen. Egal ob digital oder physisch, ob Unternehmen oder Mensch: Lern- und Entwicklungsprozesse sind keine Einbahnstraßen und sind nicht „von oben“ planbar. Aber sehr wohl – auch dank Microsoft SharePoint – gestaltbar.
Der „Point of Share“ ist überall: Auch mobil nicht den Kopf verlieren 
Neben dem großen Ganzen, kann SharePoint auch im Alltag mit den kleinen Dingen Großes bewirken. Allein die Möglichkeit einer Plattformbasierten Urlaubsplanung birgt großes Potential, die oft aufwändige Urlaubsabstimmung ohne Reibungen abzuwickeln. Über die sozialen Anwendungen von SharePoint können zu dem Geburtstage, Tippspiele oder Abstimmungen schnell und multimedial zelebriert werden. Microsoft SharePoint ermöglicht aber nicht nur eine ständige Optimierung von Arbeits- und Kommunikationsprozessen, es lernt auch selbst ständig dazu: Egal ob die Anbindung an externe Stakeholder z.B. via Social Communities, die Integration aller Microsoft Lösungen (wie Office oder Azure) oder die Möglichkeit, eigene Erweiterungen für individuelle Anforderungen einzusetzen: Share Point wächst mit Ihren Aufgaben. Und dank Cloudprinzip und zahlreichen Lync- und Synchronisationsfunktionen kann das „Unternehmensgedächtnis“ auf jedem Smartphone oder Tablet genutzt sein.
connectiv! zeigt Ihnen gerne, wie SharePoint auch in Ihrem Unternehmen wertvolle Denk- und Erkenntnisprozesse anstoßen und nutzbar machen kann. Egal ob CMS, Wikis, Blogs, Social Networks oder Dokumentenbearbeitungen: SharePoint hat viel zu bieten, um das wertvolle verborgene Wissen ihrer wichtigsten Ressourcen – nämlich Mitarbeiter und Kunden – aufzunehmen und weiterzuentwickeln. Wir möchten Ihnen dabei helfen, die Potentiale von SharePoint mit denen Ihrer Stakeholder zu verbinden. Sprechen Sie uns gerne an!
Ihr Ansprechpartner ist
Sven Becker
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