So gelingt die Integration: Best Practices für Shopware und Microsoft Dynamics 365

Im ersten Teil unserer Blogreihe haben wir gezeigt, warum die Verbindung zwischen Online-Shop und ERP-System geschäftskritisch ist. Jetzt wird es konkret: Wie sieht eine erfolgreiche Integration in der Praxis aus? Was muss beachtet werden? Und welche Rolle spielen Standards, Datenqualität und ein durchdachtes Mapping? In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über bewährte Methoden und zeigen, wie die Kombination aus Shopware und Microsoft Dynamics 365 eine stabile, skalierbare und zukunftssichere Lösung ergibt.

Klare Ziele für eine saubere Integration

Bevor es technisch wird, gilt: Die Integration ist kein Selbstzweck. Sie muss konkrete Anforderungen aus dem Unternehmen erfüllen – zum Beispiel:

• Produktdaten zentral pflegen und in den Shop übertragen
• Kundenbestellungen automatisiert ins ERP übernehmen
• Lagerbestände und Verfügbarkeiten aktuell halten
• Individuelle Preise und Rabatte abbilden
• Auftragsstatus, Rechnungen und Versandinfos zurück in den Shop geben

Diese Ziele bilden die Grundlage für das Integrationskonzept.

Welche Daten müssen fließen?

Eine erfolgreiche Integration hängt davon ab, welche Daten in welcher Richtung und in welcher Frequenz zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Ein Überblick:

Von ERP zu Shop (z. B. Dynamics 365 zu Shopware):

• Artikelstammdaten (Nummer, Bezeichnung, Beschreibung, Bilder, Kategorien)
• Preise (Listenpreise, individuelle Kundenpreise, Rabatte)
• Lagerbestände und Lieferzeiten
• Kundendaten (optional bei B2B)
• Zahlungs- und Versandarten

Vom Shop zum ERP:

• Bestellungen inklusive Positionen und Kundendaten
• Retourenanfragen
• Zahlungsinformationen (je nach Abwicklung)
• Registrierungen oder Änderungen bei Kunden

Wichtig: Nicht alle Daten müssen in Echtzeit übertragen werden. Für Lagerbestände oder Bestellungen ist das sinnvoll – bei Artikeldaten reicht oft eine regelmäßige Synchronisation.

Technisches Setup: So läuft die Verbindung

Die Integration erfolgt in der Regel über eine Middleware oder direkt via API. Shopware bietet umfangreiche REST-APIs, Dynamics 365 unterstützt OData, Business Central Webservices oder den Dataverse Connector. Je nach Infrastruktur kann auch Power Automate oder Azure Logic Apps eingesetzt werden.

Entscheidend ist, dass die Datenstrukturen zueinander passen – also z. B. eine SKU im ERP eindeutig der Artikelnummer im Shop entspricht. Dieses Mapping muss durchdacht und getestet werden, gerade wenn PIM- oder DAM-Systeme dazwischengeschaltet sind.

Best Practices aus der Praxis

1. Schrittweise Umsetzung: Starten Sie mit den Kernprozessen (Produkte, Bestellungen, Lager) und erweitern Sie danach.
2. Dokumentation & Testumgebung: Eine saubere Doku und ein Testsystem vermeiden Fehler im Livebetrieb.
3. Monitoring & Fehlerhandling: Setzen Sie auf automatisierte Benachrichtigungen bei Schnittstellenfehlern.
4. Flexibles Datenmodell: Achten Sie auf Anpassbarkeit – etwa für neue Verkaufskanäle, Produkte oder Regionen.
5. Langfristige Wartbarkeit: Vermeiden Sie proprietäre Eigenlösungen ohne Support – setzen Sie auf Standards und skalierbare Architektur.

Fazit: Die Integration entscheidet über den Erfolg

Egal ob B2B oder B2C – der Erfolg im digitalen Handel hängt zunehmend davon ab, wie sauber und intelligent Systeme miteinander verbunden sind. Wer Shopware und Dynamics 365 strategisch verknüpft, legt den Grundstein für automatisierte Prozesse, konsistente Kundenerlebnisse und nachhaltiges Wachstum.

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