Vom Webinar zum Vertriebsimpuls - Wie ON24 und Microsoft Dynamics 365 zu einem durchgängigen Lead-Prozess verschmelzen

Webinare sind für viele Unternehmen ein zentrales Instrument zur Kundenansprache. Fachlich hochwertig, professionell umgesetzt, gut besucht. Und trotzdem blieb bei einem unserer Kunden ein entscheidender Effekt aus: Der tatsächliche Vertriebsimpact war deutlich geringer als das Marketing-Potenzial vermuten ließ.

Das Problem lag nicht im Content. Nicht in der Zielgruppe. Es lag im Prozess. 

Zwischen dem Webinartool ON24 und dem CRM-System Microsoft Dynamics 365 bestand ein klassischer Medienbruch. Anmeldungen wurden im Webinartool erfasst, Teilnehmerdaten manuell übertragen, Engagement-Informationen wie gestellte Fragen, Umfrage-Teilnahmen oder heruntergeladene Ressourcen blieben isoliert im System zurück. Für den Vertrieb kamen Leads verspätet, unvollständig oder ohne Kontext an. Das führte zu Mehraufwand, fehlender Transparenz und vor allem zu ungenutzten Verkaufschancen. 

Die Lösung 

connectiv! entwickelte eine individuelle Schnittstelle zwischen ON24 und Microsoft Dynamics 365, die nicht nur Daten überträgt, sondern Prozesse verbindet. Ziel war es, die gesamte Webinar-Welt strukturiert, automatisiert und auswertbar ins CRM zu überführen. 

Seit der Umsetzung werden Events, Registrierungen, Teilnahmen sowie umfangreiche Engagement-Daten regelmäßig synchronisiert. Dazu gehören unter anderem Fragen aus Q&A-Sessions, Umfrage-Interaktionen, genutzte Ressourcen und der von ON24 bereitgestellte Engagement Score. Veranstaltungen können sowohl in ON24 als auch direkt in Dynamics angelegt werden. Über Kampagnen-IDs erfolgt eine automatische Zuordnung, sodass Marketing- und CRM-Welt jederzeit konsistent bleiben. 

Business-Logik & Lead-Erzeugung 

Ein zentrales Element der Lösung war die Business-Logik zur Lead-Erzeugung. Gemeinsam mit dem Kunden wurden klare Regeln definiert, wann aus einer Webinar-Registrierung ein Lead im CRM wird. Liegt eine Registrierung mit E-Mail-Adresse und der Quelle ON24 vor, wird automatisch ein Lead erzeugt. Gleichzeitig verhindern definierte Prüfmechanismen doppelte oder ungewollte Datensätze. 

Die neu erzeugten Leads werden zunächst technisch zugeordnet und anschließend durch den bestehenden Lead-Assignment-Prozess weiterverteilt. Das Ergebnis ist eine strukturierte, qualifizierte Lead-Pipeline statt Datenflut. 

Engagement als Erfolgsfaktor 

Heute steht deutlich mehr Kontext zur Verfügung. Vertriebs- und Marketingteams sehen, wer Fragen gestellt, an Umfragen teilgenommen oder bestimmte Inhalte aktiv genutzt hat. Der Engagement Score aus ON24 wird ebenfalls übernommen und kann in bestehende Lead-Scoring-Modelle integriert werden. 

Webinare liefern damit messbare Signale für Kaufinteresse und Relevanz, somit eine neue Qualität für Qualifizierung, Segmentierung und Marketing-Automation. 

End-to-End-Prozess 

Vom ersten Kontakt über die Webinar-Anmeldung und Teilnahme bis hin zur Lead-Qualifizierung, Angebotserstellung und weiteren Vertriebsaktivitäten bleibt alles in einem System. Das schafft durchgängige Transparenz entlang der gesamten Customer Journey und bildet die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen im Marketing und Vertrieb. 

Gleichzeitig entsteht die Möglichkeit, den Erfolg einzelner Kampagnen und spezifischer Lead-Quellen messbar zu machen. 

Auf dieser Basis lassen sich zentrale strategische Fragen fundiert beantworten: 

• Sollten wir weiterhin Webinare als Kanal einsetzen? 
• Wie erfolgreich war die konkrete Kampagne wirklich – nicht nur in Anmeldungen, sondern in qualifizierten Leads und Umsatzpotenzial? 
• Haben wir das richtige Thema gewählt, das echte Relevanz für unsere Zielgruppe hatte? 
• Haben wir die passende Zielgruppe adressiert oder zu breit gestreut? 
• Funktioniert eine granulare, präzise Zielgruppenansprache besser als das klassische „Gießkannenprinzip“? 

Erst durch diese geschlossene Datenkette wird Marketing von einer Aktivität zu einem steuerbaren Erfolgsfaktor im Vertrieb. 

Das Webinar endet, aber die Customer Journey läuft strukturiert weiter. 

Fazit 

Mit der Integration von ON24 in Microsoft Dynamics 365 hat connectiv! eine Brücke zwischen Marketing-Aktivität und Vertriebsergebnis geschaffen. Aus Teilnehmerlisten wurden qualifizierte Leads. Aus einzelnen Events wurde ein skalierbarer Prozess. Und aus Engagement-Daten wurde ein messbarer Beitrag zum Vertriebserfolg.